Die Motive stehen fest. Sie haben alle Bilder aus zuverlässigen Quellen recherchiert und müssen sich nur noch um die Beschaffung der Bilddaten kümmern. Bei einem Projekt mit z.B. 200 Bildern aus 15 verschiedenen Quellen ist das leichter gesagt als getan. Denn neben der Beschaffung der Daten selbst, gehören auch noch einige administrative Tätigkeiten zum Bildeinkauf dazu. Und verschiedenste Bildanbieter mit unterschiedlichsten Prozessen können die Bildbeschaffung kompliziert machen.
Damit Sie das große Chaos vermeiden, müssen Sie wichtige Informationen von Anfang an sorgfältig prüfen und dokumentieren!
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was bei einer Bildbeschaffung wichtig ist.
Folgende Schritte sind wichtig bei der Bildbeschaffung
- Druckfähige Daten der Bilder beschaffen
- Passende Bildgröße prüfen
- Lizenzvertrag oder Genehmigung einholen und speichern
- Rechnung kontrollieren
- Budget kontrollieren
- Einwilligungen von Drittrechteinhabern einholen und speichern
- Datentransfer
- Urhebernachweis
Bilddaten beschaffen
Die Daten bekommen Sie oft durch einen direkten Download über ein persönliches Login in der Online-Datenbank des jeweilgen Anbieters. Wenn Sie mit my-picturemaxx arbeiten, können Sie viele Bilder auch ohne ein Extra-Login direkt über das Portal laden. Oder Sie bekommen die Bilder per E-Mail, über einen Sharepoint oder einen anderen Online-Datentransfer.
Wenn Sie mit einer Bildliste arbeiten, finden Sie darin idealerweise die Quelle und die Mediennummer, mit der Sie die betreffenden Bilder schnell finden sollten. Der Download- und Abrechnungsprozess ist oft unterschiedlich. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel über Abrechnungsmodelle von Bildagenturen.
Dokumentieren Sie auf jeden Fall sorgfältig alle Login-Daten, tragen Sie alle relevanten Informationen in die Bildliste ein und sammeln Sie alle Daten an einer zentralen Stelle. Nur so vermeiden Sie Chaos!
Die richtige Bildauflösung
Ist das Bild in der richtigen Größe verfügbar? Welche Größe wird für den gewünschten Zweck benötigt? Manchmal (vor allem in Microstock-Agenturen) bestimmt die Dateigröße auch den Bildpreis. Je größer ein Bild benötigt wird, umso mehr kostet es. Bildgrößen werden in Pixel-Maßen angegeben, während die benötigten Maße für das Layout meist in cm oder als DIN Format festgelegt sind.
Welche Bildauflösung benötigen Sie für Ihr Layout?
Um das herauszufinden, müssen Sie die benötigte Größe bei manchen Anbietern in Pixel umrechnen.
Beispiel-Tabelle einer Umrechnung von DIN-Format – Pixel-Maß – Größe in cm
| DIN Format | Bildgröße in Pixel | Größe in cm bei 72dpi | Größe in cm bei 300 dpi |
| A0 | 14043 x 9933 | 495,4 x 350,4 | 118,9 x 84,1 |
| A1 | 9933 x 7016 | 350,4 x 247,5 | 84,1 x 59,4 |
| A3 | 4961 x 3508 | 175,0 x 128,8 | 42,0 x 29,7 |
| A4 | 3508 x 2480 | 123,8 x 87,5 | 29,7 x 21,0 |
| A6 | 1748 x 1240 | 617 x 43,7 | 14,8 x 10,5 |
| A10 | 437 x 307 | 15,4 x 10,8 | 3,70 x 2,60 |
Als schnelle Helfer gibt es weitere Tabellen und schnelle Online-Rechner bei DIN-Formate.de oder Biltzrechner.de
Lizenzvertrag oder Genehmigung
Ob Sie ein Bild nutzen dürfen, für welchen Zweck und zu welchen Bedingungen, wird in einem Lizenzvertrag zwischen Ihnen als Bildnutzer und dem Urheber bzw. seinem Vertreter geregelt. Als Bildeinkäufer akzeptieren Sie diese Vereinbarung und stehen in der Verantwortung, diese auch einzuhalten. Dazu können beispielsweise Faktoren wie korrekte Urhebernennung, fristgerechte Zahlung des Honorars, Belegversand nach Fertigstellung, Datenspeicherung und vieles mehr gehören.
Dokumentieren Sie auch diese Infos ganz sorgfältig in Ihrer Bildliste, damit Sie den Überblick bei mehreren hundert Bildern nicht verlieren! Sämtliche Dokumente über die Vereinbarung legen Sie als Nachweis und für eventuelle Nachprüfungen in der Zukunft strukturiert und gut auffindbar ab. Am besten digital zum Bild in Ihrer Datenbank!
Rechnungskontrolle
Spätestens nach Erhalt der Daten bekommen Sie auch die zugehörige Rechnung über Nutzungsgebühren. Prüfen Sie, ob alle Angaben korrekt sind (Rechnungsempfänger, Honorar, Motiv-Beschreibung, Bildnummer, usw.) und wichtige Bedingungen auf der Rechnung vermerkt sind (korrekter Urhebervermerk, Belegwunsch, Zahlungsfrist, usw.).
Oft gibt es in der Praxis für Lizenzvertrag und Rechnung nur ein Dokument. Darüber hinaus gelten auch die AGB des Urhebers bzw. dessen Vertreters (z.B. Bildagentur). Legen Sie auch die Rechnung zur Dokumentation ab und vermerken Sie wichtige Informationen (z.B. Honorar, Urhebervermerk, Belegwunsch) in einer Bildliste.
Wenn Sie im Namen eines Dritten einkaufen, achten Sie darauf, dass auf der Nutzungsrechnung der korrekte Lizenznehmer vermerkt ist.
Budgetkontrolle
Sicherlich haben Sie für Ihr Projekt ein festgelegtes Budget, welches Sie einhalten müssen. Um bei großen Projekten die Kosten im Blick zu behalten, kalkulieren Sie am besten vorab den max. Preis pro Bild, den Sie bezahlen können und kontrollieren Sie die Einhaltung der Gesamtsumme in Ihrer Bildliste.
Einwilligungen von Drittrechteinhabern
Sofern zu Ihren Motiven Drittrechte geklärt werden müssen (z.B. Recht am eigenen Bild, Künstlerrechte, Persönlichkeitsrechte, Geschmacksmusterrecht, usw.), sammeln Sie alle schriftlichen Vereinbarungen mit den Drittrechteinhabern und legen diese zusätzlich zum Bild ab.
Datentransfer
Nach der vollständigen Beschaffung aller passenden Bilddaten, übermitteln Sie diese an die nächste Bearbeitungsstelle (z.B. die Grafik).
Urhebernachweis
Übermitteln Sie schließlich auch noch die korrekten Angaben aller Urhebervermerke an die Verantwortlichen im Herstellungs-Prozess, damit es an dieser Stelle zu keinen Abmahnungen kommt. Die korrekten Nachweise dokumentieren Sie gleich am Bild, sobald Sie sie erhalten haben. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel „Wie Sie Bildnachweise richtig angeben“
Und wenn Sie einmal keine Kapazitäten für all diese Schritte haben, dann stehen wir mit unserem Team in der Bildbeschaffung jederzeit für Sie zur Verfügung.
